INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
art. 13-14 Regolamento (UE) 2016/679
Soggetti interessati: partecipanti maggiorenni agli eventi e/o webinar
“Associazione Protezione Diritti e Libertà Privacy APS” siglata APDL, nella qualità di titolare del trattamento dei Suoi dati personali ha la necessità di acquisire, od ha già acquisito presso i canali di registrazione o prenotazione dell’evento in oggetto sia tramite i siti internet afferenti all’associazione, che tramite email, o partner dell’APDL, anche mediante i mezzi quali GoToWebinar o GoToMeeting di Logmein Ireland Unlimited Company i suoi dati personali. A titolo esemplificativo i dati saranno: il nome, il cognome, l’indirizzo email, l’azienda, il telefono, la città, l’Organizzazione di appartenenza, se necessario il codice fiscale o la partita iva, e il tipo di attività; più in generale i dati necessari per la Sua partecipazione all’evento, per il rilascio di eventuali attestati, ed ulteriori dati ed informazioni a Sua discrezione indicati nella modulistica per la registrazione della Sua presenza.
Finalità e base giuridica dei trattamenti dati:
(1) Erogazione dei servizi: I suoi dati personali sono trattati per dare seguito alla richiesta di partecipazione all’Evento, nonché a quella di svolgere le conseguenti attività di natura organizzativa, amministrativa, comunicazioni di servizio per l’espletamento di tutte le attività connesse alla Sua partecipazione, nonché la segnalazione ai partecipanti delle iniziative conseguenti e/o di richiamo dell’evento mediante i dati di contatto rilasciati in fase di iscrizione. Rientrano tra le attività di natura organizzativa, ad esempio, l’invio di comunicazioni di servizio, la programmazione dei workshop, seminari, webinar, incontri e altre iniziative che animeranno l’Evento, l’invio e la ricezione tramite posta elettronica degli attestati di partecipazione (ove previsto), il rilascio di credenziali di accesso per accedere ai contenuti formativi, nonché ai video dell’evento, o l’accesso a test per verificare il grado di apprendimento al fine del rilascio di un’attestazione, ed ulteriori comunicazioni correlate.
Base giuridica: il trattamento dei dati è necessario a seguito della sua richiesta di partecipazione.
(2) Registrazione degli eventi, in presenza o webinar: La maggior parte degli eventi dell’APDL sono documentati sia mediante registrazione audio/video che foto, attraverso le piattaforme di GoToMeeting o GoToWebminar, oppure attraverso altri strumenti elettronici quali Tablet o Smartphone per finalità di rendicontazione delle attività, didattica e formazione per i soci dell’APDL, nonché possono essere rielaborati ed utilizzati per intero o parzialmente nell’ambito di altri eventi, convegni, workshop organizzati dall’APDL. Incidentalmente potrebbe essere registrata la sua presenza in termini di ripresa fotografica o video in un contesto generale dell’evento.
Base giuridica: il trattamento dei dati rientra nelle attività istituzionali e statutarie dell’associazione nel perseguimento di un proprio legittimo interesse.
(3) Interventi durante il webinar: Eventuali Suoi interventi a seguito di domande ai relatori, ove prevista l’interazione, comporterà la sua visibilità a tutti i partecipanti dell’evento o webinar; ove è prevista la registrazione tali Suoi interventi, facenti parte ma non costituenti l’evento principale, potranno essere trasmessi in diretta, o rimanere registrati e disponibili, insieme ai contenuti principali dell’evento per la visualizzazione da parte dei soci di APDL nonché possono essere rielaborati ed utilizzati per intero o parzialmente nell’ambito di altri eventi, convegni, workshop organizzati dall’APDL.
Base giuridica: il trattamento dei dati rientra nelle attività istituzionali e statutarie dell’associazione nel perseguimento di un proprio legittimo interesse.
(4) Promozione e diffusione dei contenuti live e registrati: Quando segnalato preventivamente (attraverso cartelli, avvisi ed anche a voce dagli organizzatori) alcuni eventi possono essere riprodotti in diretta su canali social quali a titolo esemplificativo: Youtube, Facebook, Instagram, Linkedin, nonché sul sito dell’associazione.
Qualora non volesse essere ripreso deve semplicemente disattivare la sua webcam negli eventi live o webinar, oppure per gli eventi in presenza trovare posto a sedere o disporsi nelle aree segnalate dagli organizzatori anche con appositi cartelli ove non verranno effettuate le riprese.
Base giuridica: il trattamento dei dati rientra nelle attività istituzionali e statutarie dell’associazione nel perseguimento di un proprio legittimo interesse.
(5) Ricontatto dei partecipanti: L’Associazione promuove la cultura della protezione dei dati ed intende aggiornarla di tanto in tanto per le proprie iniziative statutarie mediante i dati di contatto rilasciati in fase di iscrizione, nonché per la campagna associativa.
La base giuridica è il legittimo interesse dell’APDL. In qualsiasi momento potrà disiscriversi dalle funzionalità automatiche presenti in tutte le comunicazioni ricevute.
Opposizione al legittimo interesse
Qualora il partecipante eserciti i propri diritti per opporsi alle finalità di cui al punto 2, 3, 4 sarà valutato tale interesse in riferimento al contesto del trattamento dati posto in essere durante le registrazioni o l’eventuale diffusione dei contenuti già trasmessi o pubblicati e sarà vagliato l’accoglimento nei termini previsti per l’esercizio dei diritti degli interessati di cui al Reg. UE 2016/679.
Finalità facoltative:
(6) Questionario per la soddisfazione: al termine o durante degli eventi o webinar, l’APDL potrà porre alcune domande, questionari o chiederle di partecipare ad un indagine alle quali è possibile rispondere facoltativamente, a titolo esemplificativo per sapere se è stato di interesse, o se parteciperebbe ad ulteriori iniziative, oppure per effettuare indagini statistiche su temi di interesse. Tali indicazioni sono utili agli organizzatori per avere un riscontro sulle attività poste in essere dall’associazione e i suoi partner.
La risposta alle domande per l’indice di gradimento è assolutamente facoltative, è possibile quindi non compilare il modulo quando è cartaceo, non rispondere alle domande e chiudere la finestra negli eventi tipo webinar, e rifiutare di rispondere. E’ facoltativo anche acconsentire a ricevere comunicazioni per email o telefoniche ai dati di contatto di registrazione. Il mancato conferimento del consenso non pregiudica la partecipazione all’evento stesso od a futuri eventi.
La base giuridica del trattamento è il consenso, prestato rispondendo facoltativamente alle domande inerenti all’indice di gradimento, o ad i questionari, o indagini.
(7) Consenso richiesto per la diffusione di contenuti audio video per la promozione delle iniziative: Qualora siano previste interviste a Lei dirette, o la pubblicazione di contenuti che la ritraggono in primo piano quale discente o relatore, o la pubblicazione di sue realizzazioni, dispense, lavori, o dei suoi dati personali quali foto, nome, cognome, dati di contatto, e organizzazione di appartenenza, l’APDL Le chiede fin da ora il consenso per tale diffusione. I canali di diffusione potranno essere molteplici, ad esempio: I siti internet dell’associazione www.associazionedirittiprivacy.it www.eventiprivacy.it e dei suoi partner, i Social (Facebook, Instagram, Linkedin, Youtube), manifesti, locandine, radio e televisione senza limitazione temporale alcuna. Il consenso prestato vale anche ai sensi della normativa sul diritto d’autore per il quale con la Sua firma rinuncia ai diritti di sfruttamento economico dei contenuti oggetto di pubblicazione.
La base giuridica del trattamento è il suo libero consenso, informato sia nei termini di ampiezza temporale che di canali di divulgazione, oltreché su eventuali rischi sulla limitazione dei Suoi diritti qualora volesse ritirare il Suo consenso o richiedere la cancellazione o l’oblio, in una fase successiva alla pubblicazione dei dati; per questo infatti l’APDL la informa fin da ora che potrebbe essere complesso e difficoltoso richiedere la cancellazione a tutti i soggetti che nel frattempo hanno ripubblicato i contenuti diffusi legittimamente con il Suo consenso iniziale.
Conseguenze del mancato conferimento delle informazioni necessarie:
Il conferimento dei dati descritti per le finalità di cui al punto 1) è necessario per partecipare all’Evento, pertanto, un eventuale rifiuto a conferirli può compromettere la Sua partecipazione.
Conseguenze del mancato conferimento delle informazioni facoltative:
La risposta alle domande per l’indice di gradimento è assolutamente facoltative, è possibile quindi non compilare i moduli (quando sono cartacei), non rispondere alle domande, chiudere la finestra della domanda e rifiutare la risposta. Il mancato conferimento dei consensi facoltativi non pregiudica la partecipazione all’evento.
Modalità del trattamento: Il trattamento è effettuato con strumenti manuali e/o informatici, audio-video e telematici, in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati nel rispetto delle misure organizzative fisiche e logiche, previste dalle disposizioni vigenti, così da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, accesso non consentito, modifica e divulgazione non autorizzata nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 5, 32 del GDPR.
Destinatari: Per lo svolgimento di talune attività, in accordo con le finalità precedentemente descritte, alcuni dati potranno essere portati a conoscenza o comunicati a destinatari. Tali soggetti si distinguono in:
Terzi, fra cui:
– Società che gestiscono servizi postali tradizionali od informatizzati;
– Piattaforme di supporto per gli eventi che si configurano in qualità di titolari autonomi;
– Partner con i quali si organizzano gli eventi, e si sono stipulati accordi per le sole attività organizzative;
Responsabili del trattamento:
– Fornitori di servizi di informatica, web, organizzatori dell’evento, operatori video, tecnici, consulenti e professionisti anche in forma associata in materia fiscale e contabile qualora sia previsto un pagamento per l’evento, o altri servizi necessari al raggiungimento delle finalità necessarie alla gestione del rapporto.
All’interno dell’organizzazione dei Titolari del trattamento:
i Suoi dati saranno trattati unicamente da personale espressamente autorizzato ed istruito dal titolare, ed, in particolare, dalle seguenti categorie di addetti:
– Direzione, Amministrazione, Segreteria, Soci e/o volontari di APDL ai quali sono conferiti incarichi, altri addetti il cui trattamento è necessario per il corretto svolgimento dell’evento e delle finalità sopra esposte;
Trasferimento dei dati in paesi terzi: Per l’effetto dell’utilizzo di alcune piattaforme per le videoconferenze, piuttosto che per servizi in cloud i Suoi dati personali potrebbero essere accessibili da organizzazioni ubicate in Paesi Extra UE. L’APDL ed i suoi partner o responsabili del trattamento hanno verificato le clausole contrattuali e le garanzie per la protezione dei dati dichiarate da tali organizzazioni, anche sottoscrivendo accordi e adottando ulteriori misure supplementari per l’eventuale trasferimento: a seconda delle casistiche i meccanismi di garanzia potranno essere: verifica dell’esistenza di decisioni di adeguatezza per il Paese destinatario da parte della Commissione, sottoscrizione di clausole contrattuali standard, verifica dell’adozione di eventuali misure supplementari in recepimento della raccomandazione 01/2020 EDPB. In deroga a tali garanzie, per i trattamenti dati (in rif. dell’art. 49 del GDPR), ove applicabile si verifica l’esistenza di un contratto o misure precontrattuali a favore del soggetto interessato od il consenso al trasferimento.
Periodo di conservazione: Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità, minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 del GDPR, il periodo di conservazione dei Suoi dati personali è stabilito per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati, nel caso in cui sia previsto un pagamento tale periodo di conservazione potrà essere non inferiore a 10 anni, limitatamente ai dati necessari per assolvere obblighi di legge, gli stessi dati possono essere conservati, ove applicabile, per un periodo di tempo ulteriore al fine della gestione di eventuali contenziosi, la base giuridica di tale conservazione è il legittimo interesse del titolare del trattamento. Il periodo di conservazione per i trattamenti dati relativi alle finalità promozionali è funzionale alle finalità perseguite dal titolare del trattamento, e in ogni caso fino alla disiscrizione od opposizione da parte dell’utente.
Diritti dell’Interessato: Si informa che il Regolamento Europeo 2016/679 prevede la facoltà di esercitare i diritti previsti dagli articoli 15 al 23, ed in particolare il diritto di accesso e di informazione, quello di rettificazione, aggiornamento e integrazione, nonché la possibilità di richiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima e la limitazione dei dati. Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti effettuato avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento Europeo 2016/679 hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).
Il Titolare del trattamento: Associazione Protezione Diritti e Libertà Privacy APS ha sede in Via Edelweiss Rodriguez Senior, 13 – I° Piano – 47924 Rimini (RN), nella persona del legale rappresentante pro tempore della società. Mediante l’invio di una e-mail al seguente indirizzo:
Reg.to UE 2016/679: Artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 – Diritti dell’Interessato ove applicabili
- L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
- L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione: a. dell’origine dei dati personali; b. delle finalità e modalità del trattamento; c. della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; d. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2; e. dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
- L’interessato ha diritto di ottenere: a. l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati; b. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o la limitazione dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c. l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato; d. la portabilità dei dati.
- L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte: a. per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b. al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
Reclamo: Gli interessati, ricorrendone i presupposti, hanno, altresì, il diritto di proporre reclamo al Garante quale autorità di controllo secondo le procedure previste. Per qualsiasi ulteriore informazione, e per far valere i diritti a Lei riconosciuti dal Regolamento europeo, potrà rivolgersi al titolare del trattamento ai riferimenti sopra riporti.